Beställ idag, leverans imorgon - en trevlig idé, men som inte kan tillämpas på de flesta arbetsplatser än idag.
Innan ett köp av IT kan ske finns det omfattande budgetplanerings- och anbudsprocesser att gå igenom och det finns ofta långa kontraktsfaser för underhåll och support att hantera. När alla delar och enheter äntligen levererats är det dags att konfigurera enheten – nödvändiga applikationer ska installeras och enheten ska integreras i nätverket. En lång process som kan ta veckor att slutföra.
I slutet av utrustningens livslängd, är det inte sällan som man i många fall glömmer att säkerställa att bortforsling och radering av konfidentiell data sker enligt lagkrav.
Konventionella inköpsprocesser av IT är också en huvudvärk när det gäller budgetplanering. Ofta är utgifterna spridda över ett brett spektrum av artiklar, vilket gör det mycket svårt att beräkna de verkliga kostnaderna. Sedan finns det riskerna i livscykeln - till exempel hårdvarufel, förlust eller stöld.
Arbetsplatsen som en tjänst (WaaS) -modellen är en förlängning av programvara som en tjänst (SaaS). Användaren har både hårdvaran och den nödvändiga programvaran, och företaget faktureras ett fast månadsbelopp. Tjänster som försäkring och radering av data i slutet av leasingperioden kan också integreras i hyresbetalningen. Enkelt uttryckt är användaren försedd med en allomfattande arbetsplats.
Den traditionella processen är att skaffa hårdvara och mjukvara, lägga till den i anläggningstillgångarna och avskriva den under flera år. Men varierande avskrivningsperioder och regler minskar insynen och gör bokföringen mer komplex. Genom att leasa företagets IT förblir tillgångarna, inklusive programvaran, leverantörens egendom och som hyrestagare behöver företaget endast ange de löpande kostnader i böckerna. Fasta priser som täcker hårdvaran och alla tjänster erbjuder ytterligare fördelar.
Inte många företag kan säga med full säkerhet hur mycket deras arbetsplats IT kostar. En hyrd arbetsplats kommer att kosta exakt det avtalade beloppet varje månad. Detta skapar öppenhet och planeringssäkerhet under hela hyresperioden.
Med WaaS är den nya arbetsplatsen tillgänglig inom några dagar. Med en självbetjäningsportal tillåter man anställda att välja sin föredragna hårdvaru- och mjukvarukombination från ett urval som definierats av arbetsgivaren, vilket ökar deras tillfredsställelse och engagemang hos de anställda.
En ytterligare fördel med att leasa företagets IT är dess större flexibilitet. Ett brett utbud av arbetsplatsmiljöer, inklusive flera skärmar och mobila enheter, kan sättas ihop med självbetjäningsportalen och anpassas till jobbprofilen. Alla enheter tillhandahåller den arbetsmiljö som den anställda är bekant med och gör det möjligt att enkelt ansluta till företagets nätverk genom att klicka på en knapp utan ytterligare konfiguration.
Vad händer med företagets IT när dess livslängd väl är över? I många fall raderas inte konfidentiell data och andra uppgifter som enheten innehåller korrekt, vilket är ett tydligt brott mot lagen och kan leda till stora böter. Många hyresmodeller inkluderar radering av data i enlighet med lagkrav och remarketing eller avyttring av tillgångar som en del av kontraktet.
Leasing istället för att köpa - det som länge har varit normen för programvara kan nu också tillämpas på arbetsplatsen. WaaS har många fördelar: Medarbetaren får en komplett, färdiggjord arbetsmiljö - IT-avdelningen har mindre arbete att göra och ekonomiavdelningen har full koll på kostnaderna. En riktig win-win-situation för alla inblandade.