Nästan 75 procent av europeiska IT- och HR-chefer som deltog i PAC: s Digital Workplace in Europe-undersökning tror att kvaliteten på arbetsmiljön kan vara avgörande för framgången för deras verksamhet. Men vad händer om arbetsmiljön förändras från en dag till en annan? Under de senaste veckorna har företagen arbetat platt för att möjliggöra distansbetet, och majoriteten av de anställda har varit tvungna att vänja sig till en ny arbetsplats och hemmakontoret. En sådan ändring är inte helt enkel för varje anställd, och många lämnas missnöjda snarare än entusiastiska. Vissa har svårt att vänja sig till det nya sättet att arbeta, andra säger att de saknar en känslomässig koppling. För de drabbade företagen kan detta ha en betydande inverkan om de tappar värdefull personal.
Förändring - den sociala utmaningen
Det finns många skäl för motstånd till förändring. Vissa människor närmar sig nya saker med skepsis och ser inte nödvändigtvis fördelarna med att ändra sättet de arbetar på. Vissa känner sig överväldigade eller lämnade att klara av sin nya arbetsmiljö ensam. Andra är rädda för att deras arbetsbelastning kommer att öka och oroar sig för att inte hinna med.
Christian Bredlow, grundare och VD för byrån Digital Mindset, är väl medveten om vikten av att få arbetskraften ombord: ”Varje digital arbetsplats, varje socialt intranät och varje digitaliseringsprojekt kommer i slutändan att bedömas i vilken grad användarna välkomnar den nya plattformen. ”
”Att implementera den digitala arbetsplatsen framgångsrikt på lång sikt kräver investeringar i de anställdas digitala tankesätt – detta då tekniken bara är lika effektiv som de anställda som använder den. Enligt min mening är tre faktorer viktiga för att göra distansarbetet till en framgång: tekniken, plattformen och de anställda."
Lukas Wojoczek
Digital Workplace Sales, CHG-MERIDIAN AG
Individuellt stöd under hela förändringsprocessen
När vi implementerade den nya strategin och den digitala arbetsplatsen på CHG-MERIDIAN, låg fokuset i början på våra anställda och deras individuella krav. Vi antog att övergången från den traditionella till den digitala arbetsplatsen skulle kräva en viss mängdträning och vi ville bekanta de anställda med den nya strategin och arbetssättet. Vårt huvudmål var att skapa en miljö där våra kollegor kunde lära sig att använda tekniken med förtroende och känna sig motiverade att arbeta. För att underlätta detta har vi infört en flexibel arbetstidsmodell som gör det möjligt för våra anställda att välja när och var de ska arbeta.
Vi har också skapat interaktiva plattformar för e-lärande som erbjuder utbildning online, en FAQ och visar hur man kan skapa egna videos. Ett internt team modererar klasserna och är tillgängliga för att hjälpa via livechatt. Vi erbjuder fortfarande analoga alternativ för professionell utveckling, eftersom varje anställd har sin föredragna metod att lära sig. Förra året kom vi till exempel på idén om ett digitalt arbetsplatskafé där de anställda kan träffa våra digitala arbetsplatsexperter för en pratstund över en kopp te eller kaffe.
Användarupplevelse (UX) som en extra värdeskapare
Företag som vill påskynda digitala processer och förbättra sina affärsresultat bör hålla ett öga på arbetsplatsupplevelsen och därmed på deras anställdas motivation. I detta sammanhang menar vi värdet på den upplevelse som erbjuds av den digitala arbetsplatsen. Enligt psykologiprofessor Dr. Marc Hassenzahl inkluderar detta behovet av självbestämd handling (autonomi), för att uppleva något nytt (stimulering) och för respekt och uppskattning (popularitet).
En bra användarupplevelse är en nyckelfaktor för att skapa värde och uppnå framgång. Företagsrådgivningen Korn Ferry uppskattar att produktiviteten är 18 procent högre i företag med starka åtagandegrader, medan intäktsökningen är två och en halv gånger större och vinsterna är dubbelt så hög.
Användarupplevelse under hela enhetens livscykel
Den avgörande faktorn för att uppnå en kontinuerlig och lyckad användarupplevelse för de anställda är en oavbruten kedja av upplevelser genom hela enhetens livscykel. Läs vidare för att lära dig hur detta kan fungera:
• Upphandling: låt de anställda välja utrustning
För att skapa en solid grund för UX måste företag låta anställda välja sin utrustning från en fördefinierad kundvagn snarare än att tilldela hårdvara till dem. Trots allt vet de anställda bäst vilka enheter som är mest användbara för just deras arbetsuppgifter. Det enklaste och mest kostnadseffektiva sättet att göra detta är via en självbetjäningsportal med enskilda medarbetarkonton och en kundvagnsfunktion. Detta gör det möjligt för de anställda att konfigurera sin arbetsplats och beställa sin utrustning själva, öka användarnöjdheten och minska bördan på upphandling och IT.
• Tillhandahållande: förvandla det till en upplevelse
Att ge de anställda sin nya utrustning kan också göras till en upplevelse, till exempel genom att enheterna levereras i attraktiva förpackningar (unboxing-effekt) eller vid större lanseringar kan man anordna utrullningsevenemang. Om utrustningen inte är förkonfigurerad bör varje enhet vara enkel och snabb att installera. För att hjälpa de anställda att komma igång kan man skapa utbildningsvideor eller hjälpa till med automatiserad konfiguration via företagets desktop- eller företagsmobilitetslösningar.
• Användning: gör det dagliga arbetet till ett nöje
Att använda teknik kräver rätt kompetensuppsättning, och det finns ett konstant flöde av nya produkter på marknaden. Därför kan proaktivt erbjudande av tips och råd till anställda för att hjälpa till med sina dagliga uppgifter göra det lättare för dem att ta sig an den digitala arbetsplatsen. Hur växlar jag mellan bildskärmar? Hur går jag in i presentationsläget? Hur kan jag överföra konferenssamtal från min smartphone till min stationära PC, eller tvärtom, utan att tappa anslutningen? Det finns många sätt att dela sådan information på, exempelvis via kunskapsportaler, nyhetsbrev, podcast eller via temahändelser.
• Uppgradering / uppdatering: en möjlighet till förnyelse
Anställda vill arbeta med utrustning som passar deras uppgifter, och de förväntar sig också att deras affärsenheter är minst lika tekniskt avancerade som deras personliga (Unisys). Det är därför det är viktigt att den digitala arbetsplatsen flexibelt kan utökas, modifieras och moderniseras, till exempel genom programuppdateringar eller program/mjukvara som enkelt går att ladda ner till den nuvarande enheten. Att informera de anställda om nya tillgängliga uppdateringar ökar ytterligare nöjdhetsnivån
