Distansarbete i sin enkelhet: Den digitala plattformen

Även den bästa teknikutrustningen är värdelös om du inte har full tillgång till data och inte kan kommunicera sömlöst med övriga företaget när du arbetar på distans. Den digitala arbetsplatsen innebär mer än bara att tillhandahålla mobila enheter- det handlar även om att skapa en miljö där de anställda får tillgång till all information och processer de behöver för att göra sitt arbete enkelt och framgångsrikt. Att göra denna miljö tillgänglig är bara en del av ekvationen; du måste också utbilda anställda i hur man använder virtuella plattformar för att kommunicera och dela information. Läs vidare för att lära dig mer om den dagliga digitaliseringen av distansarbetet hos CHG-MERIDIAN.

Enligt resultaten från det senaste D21 Digital Index får 46 procent av de anställda en bärbar dator att arbeta med, men endast 16 procent har fjärråtkomst till sin data. Denna låga siffra blir en speciell utmaning när majoriteten av arbetskraften plötsligt måste arbeta hemifrån.

Det finns olika sätt att ge anställda som arbetar på distans tillgång till företagsdata på distans. Ett alternativ kan vara att använda en VPN för att komma åt företagsservern. På CHG-MERIDIAN beslutade vi att använda en egen molntjänst. Vår molnbaserade desktoplösning gör det mycket lättare att arbeta genom att tillhandahålla en skrivbordsmiljö via internet till de anställdas IT-utrustning. Detta gör att vi kan skapa hela arbetsplatser i molnet som kan nås var som helst via en internetanslutning. För medarbetaren ser mjukvaran ut som deras vanliga dator på kontoret, även om den körs i ett centralt datacenter.

Aspekten av datasäkerhet, autentisering och kryptering blir enormt viktig när anställda får åtkomst till företags- och kunddata från en rad enheter och platser. Enligt Cloud Monitor 2019, en studie av Bitkom Research på uppdrag av KPMG, är efterlevnad av GDPR det främsta kriteriet när man väljer en molnleverantör.

Användning av olika samarbetsverktyg och virtuella möten blir allt viktigare, dock visar forskning från Forrester att tekniska problem kan försvåra användningen av dessa verktyg. När man frågar företag om vilka hinder de oftast stöter på vid implementering av olika samarbetsverktyg handlar det i stor utsträckning om  bristen på resurser samt verktygsinkompatibilitet, det vill säga svårigheter med att integrera verktyg från olika leverantörer och säkra multimedietrafik (ljud, video, meddelanden).

Det finns många samarbetsverktyg på marknaden, och de har alla sina fördelar och nackdelar. Prestanda och förmågan att integreras i det befintliga mjukvarulandskapet var viktiga faktorer för oss när vi valde en produkt, vilket var varför vi valde oss för Microsoft Teams från Office 365-sviten. Att välja korrekt verktyg för din verksamhet är bara början, eftersom du också behöver lära dig att samarbeta effektivt. Vi stöder proaktivt våra anställda i detta avseende och hjälper dem med frågor som ofta dyker upp, exempelvis hur växlar man mellan bildskärmar? Hur går man in i presentationsläget? Hur kan man överföra konferenssamtal från en smartphone till en stationära PC, eller tvärtom, utan att tappa anslutningen?

När man diskuterar rätt plattformsstrategi för den digitala arbetsplatsen bör man även tänka på hur företagets anskaffnings- och servicehantering ska se ut och fungera. Frågor som kan vara bra att tänka på är hur man kommer att kunna beställa utrustning på distans? Vad händer om enheten går förlorad eller blir skadad? Hur kan ni se till att anställda kan fortsätta arbeta utan driftsstopp och inte är frustrerade av långa väntetider? På CHG-MERIDIAN har vi satt upp en egen självbetjäningsportal där varje anställd kan välja vilka mobila enheter de behöver precis som de är vana vid från stora, användarvänliga detaljhandelsplattformar. De kan också använda den för att begära en ersättningsenhet om deras har tappats eller är defekt. Vi har även sett till att utrustningen går att levereras till de anställdas hemadress.

”Alla som arbetar på distans har tillgång till ett omfattande service- och supportnätverk som sträcker sig över hela enhetens livslängd och uppfyller alla individuella krav. Vi tror att denna supportnivå är avgörande för anställdas acceptans och en positiv användarupplevelse. ”

Thorsten Staudenmaier-Föhr
Service Design, CHG-MERIDIAN AG