När Coronapandemin bröt ut, fick tusentals anställda upprätta ett hemmakontor på mycket kort varsel. Enligt branschorganisationen Bitkom arbetade hälften av alla anställda till stora delar hemifrån i slutet av mars 2020. Många företag kämpade för att klara de nya kraven. "Coronapandemin har förflyttat arbetslivet till sin digitala framtid och belyst de områden där IT-chefer fortfarande behöver förbättra sin digitala arbetsplatsstrategi", säger Oliver Schorer, IT-chef och ledamot i styrelsen för CHG-MERIDIAN.
Företag som hunnit investera i fungerande lösningar för mobilt arbete före pandemin hade ett försprång och omställningen blev inte lika stor. Detta bekräftades av många av de IT-chefer vi talat med, inklusive Andreas Plaul, chef för IT- och Kommunikationstjänster på Haufe-gruppen. ”Mobilt arbete var väl etablerat i vårt företag före Coronapandemin, så våra anställda hade redan de enheter de behövde för att kunna arbeta hemifrån. Denna investering gav resultat, eftersom den gjorde det möjligt för mer än 2000 anställda att kunna arbeta hemifrån utan problem”, förklarar han.
Thomas Henzler, IT-chef på fläkttillverkaren Piller, är också en av dem som valt att gå över till mobilt arbete innan pandemin, så när mars månad kom under 2020 hade företaget redan bytt ut hela dess arbets- och samarbetsinfrastruktur till distansarbete. Förändringsarbetet som gjordes inkluderade bland annat förändringar i hela företagets IT-infrastruktur och införande av nya verktyg, såsom Microsoft Teams och SharePoint Online. "Varje anställd har nu sin egen OneDrive, som gör det möjligt för dem att få tillgång till all data på vilken enhet som helst var de än är", säger Henzler.
Andreas Plaul från Haufe-gruppen påpekar dock att det inte finns någon 'one-size-fits-all' lösning när det gäller den digitala arbetsplatsen: ”Vi har olika arbetsplatskonfigurationer som ger anställda stor rörlighet och som är inriktade på de specifika behoven hos de enskilda avdelningarna."
Vi har olika arbetsplatskonfigurationer som ger anställda stor rörlighet och är anpassade till de enskilda avdelningernas specifika behov.
DIGITALA ARBETSPLATSER – EN DEL AV ETT ÖVERGRIPANDE KONCEPT
Oliver Schorer ser mobilt arbete bara som en del av det övergripande konceptet. ”Den digitala arbetsplatsen är ett integrerat användarkoncept som kräver rätt teknik, rätt plattform och rätt tänkesätt. Det måste vara anpassningsbart eftersom företagens och de anställdas krav ständigt utvecklas. Företag som lyckas hantera sina digitala arbetsplatser så flexibelt som möjligt - och i internationell skala - kommer att vara de som ser mest nytta.”
Thomas Henzler ser också den digitala arbetsplatsen i det bredare sammanhanget med digitalisering: "Våra digitala arbetsplatser är till en viss del en kombination av processer och teknologier men även förmågan att använda dem effektivt är en an annan del", förklarar han. "Denna kombination skapar en flexibel struktur som gör att vi kan arbeta på nästan alla tillgängliga enheter, inklusive iPads, iPhones och bärbara datorer."
"En digital arbetsplats som tar upp alla dessa aspekter accepteras lättare av anställda", bekräftar Peter Janze, VD och IT-chef för Digital@M, det digitala konsultföretaget för staden München. Även han tror också på att teknik bara är en del av den större bilden. "Övergången till digitala arbetsplatser måste ske med hjälp av intern marknadsföring, påverkan från chefer och andra stödjande aktiviteter", säger Janze.
ATT ARBETA HEMMA ELLER PÅ DISTANS ÄR HÄR FÖR ATT STANNA
Användningen av online- och videomöten har varit huvudfunktionen för distansarbete de senaste månaderna. Enligt en gemensam studie utförd av Fraunhofer Institute for Industrial Engineering (IAO) och den Tyska föreningen för personalhantering (DGFP) sa 93% av de tillfrågade företagen att de höll online- eller videokonferenser i princip hela tiden. Nästan två tredjedelar rapporterade att de nu även genomför personalutvärderingsmöten digitalt och 57% sa att de till och med använder videokonferenser för att intervjua arbetssökande.
”Distansarbete är här för att stanna och kommer att ligga till grund för den systematiska digitaliseringen av affärsprocesser och den digitala arbetsplatsen,” förutspår Janze. Han betonar också att den digitala arbetsplatsresan inte på något sätt har nått slutet, särskilt ur ett tekniskt perspektiv: ”Den digitala arbetsplatsen kommer inte bara i form av ny IT-infrastruktur som främjar samarbete, den understryker också behovet av en ny arkitektur.”
Peter Janze har förmodligen rätt – distansarbete kommer att förbli populärt, även efter Coronapandemin. Människor som nu arbetar hemifrån är i stort sett mycket nöjda, trots vissa initiala bekymmer. Detta har bekräftats av ett antal undersökningar. Enligt en rapport från Bavarian Research Institute for Digital Transformation (bidt), "finns det en mycket stark önskan att kunna arbeta hemifrån mer, där cirka 68% av de tillfrågade anställda sa att de ville arbeta hemifrån mer regelbundet efter Coronapandemin. ”