Hur coronaviruset påskyndar digitaliseringen

Coronavirus-pandemin 2020 har gett IT-chefer och verkställande direktörer utmaningen att göra mobila arbetsplatser och lämplig infrastruktur tillgängliga för sina anställda nästan över en natt. Vissa företag har varit bättre förberedda på detta än andra, några har inte haft  någon erfarenhet alls med distansarbete eller mobila arbetsplatser fram tills nu. När pandemin satte igång saknade vissa företag helt bärbara datorer eller mobiltelefoner för anställda att använda, lika så brist på digitala plattformar för att tillåta anställda att kommunicera, samarbeta och säkert få tillgång till data på distans.

Anställda som regelbundet stått vid kopiatoren har plötsligt fått lära sig hantera en helt ny arbetsmiljö med digitala kommunikationsplattformar och affärsprocesser.

Men att slängas in i detta har också sina fördelar, eftersom digitaliseringshastigheten har fått ett uppsving.

Positiva effekter från corona-krisen är den digitala transformationens acceleration. Företag som redan tidigare investerat i digitala arbetsplatser har kunnat reagera snabbt och säkert på krisen. Andra har varit tvungna att improvisera och anskaffa mobila enheter på kort varsel, vilket inte är enkelt med tanke på flaskhalsar i utbudet och stigande priser. En av lärdomarna från krisen är att ingen kan undvika digitalisering; den digitala arbetsplatsen är en viktig och nödvändig investering. Nu är det upp till företag att granska sina improviserade åtgärder och vid behov korrigera och optimera dem för att anpassa dem till en framtidssäker och hållbar digitaliseringsstrategi.

När man står inför en ekonomisk kris och låga tillväxttakter kan kostnadsbesparande åtgärder anses vara ett mer uppenbart alternativ än att spendera, men investeringar i digitala arbetsplatser kan betala sig genom hårdvaran och öka produktiviteten, vilket redan har bevisats i många studier.

Det första steget är att definiera de långsiktiga målen:

Den digitala arbetsplatsen är naturligtvis mer än bara hårdvara, men den kan helt enkelt inte fungera utan den. Det skulle vara ett misstag att välja lägre prestanda för att spara pengar, särskilt när man sätter siffrorna i sammanhanget. En investering på cirka 1 500 euro per anställd är väl motiverad med tanke på produktivitetsvinster och fördelar för företaget. Krisen har tydligt visat detta - företag som redan använt pengar på sina anställdas hårdvara innan coronavirusutbrottet ser nu att denna investering lönas.

Även den bästa hårdvaran är till liten nytta om det inte finns någon lämplig digital infrastruktur bakom den, till exempel automatiserade processer, en lämplig applikationsplattform och rätt samarbetsverktyg. Anställda måste kunna få tillgång till data och tjänster på distans.

Denna typ av plattform har många fördelar. Det förenklar inte bara det mobila arbetssättet och kommunikationen utan garanterar också att slutanordningar enkelt kan bytas ut. Anställda ska kunna komma åt plattformen från både sin smartphone och bärbara dator, och informationen ska vara tillgänglig från alla enheter. Att undvika stillestånd och förseningar är inte bara bekvämt och praktiskt, det sparar också kostnader, varför det är extra viktigt att välja rätt plattform.

Förändring kan kännas besvärligt, och att vänja sig med digitala arbetsmetoder kan vara en enorm utmaning för många anställda. De måste bekanta sig med en ny digital miljö: videosamtal istället för mötesrum, evenemang online och nätverkande via sociala nätverk. Detta är ett nytt territorium för många, och det tar tid att vänja sig till det. Därför är det viktigt att få de anställda ombord så tidigt som möjligt.

En långsiktig, kostnadsoptimerad digital arbetsplatsplan består av tre väsentliga byggstenar: rätt hårdvara, en lämplig plattform och de anställdas digitala tankesätt.