Utbrottet av COVID-19 under början på 2020 gav IT-chefer och VD utmaningen att göra mobila arbetsplatser och lämplig infrastruktur tillgängliga för sina anställda nästan över en natt. Vissa företag var bättre förberedda på detta än andra, några hade ingen tidigare erfarenhet alls av distansarbete eller mobila arbetsplatser. En del företag saknade helt bärbara datorer eller mobiltelefoner för sina anställda att använda och ta hem, lika så brist på digitala plattformar för anställda att kommunicera, samarbeta och, på ett säkert sätt, tillgång till data på distans.
Anställda som regelbundet stått vid kopiatoren fick plötsligt lära sig hantera en helt ny arbetsmiljö med digitala kommunikationsplattformar och affärsprocesser.
Men att slängas in i detta har också haft sina fördelar, eftersom digitaliseringshastigheten har fått ett rejält uppsving.
KRISEN HAR VISAT HUR VIKTIGT DET ÄR ATT INVESTERA I DIGITALISERING
Positiva effekter från corona-krisen är den digitala transformationens acceleration. Företag som redan tidigare investerat i digitala arbetsplatser har kunnat reagera snabbt och säkert på krisen. Andra har varit tvungna att improvisera och anskaffa mobila enheter på kort varsel, vilket inte är enkelt med tanke på flaskhalsar i utbudet och stigande priser. En av lärdomarna från krisen är att ingen kan undvika digitalisering; den digitala arbetsplatsen är en viktig och nödvändig investering. Nu är det upp till företag att granska sina improviserade åtgärder och vid behov korrigera och optimera dem för att anpassa dem till en framtidssäker och hållbar digitaliseringsstrategi.
DEFINIERA LÅNGSIKTIGA MÅL
När man står inför en ekonomisk kris och låga tillväxttakter kan kostnadsbesparande åtgärder anses vara ett mer uppenbart alternativ än att spendera, men investeringar i digitala arbetsplatser kan betala sig genom hårdvaran och öka produktiviteten, vilket redan har bevisats i många studier.
Det första steget är att definiera de långsiktiga målen:
"Frågan som företag bör ställa sig är: Var behöver vi investera i IT om vi vill låta våra anställda arbeta produktivt var som helst och när som helst, samtidigt som vi ger tillgång till all relevant information och integrerar alla affärsprocesser ?"
Lukas Wojoczek, Technical Sales Digital Workplace på CHG-MERIDIAN AG
SKÄR INTE NER PÅ KOSTNADERA - INVESTERA I HÅRDVARA SÅ SNART SOM MÖJLIGT
Den digitala arbetsplatsen är naturligtvis mer än bara hårdvara, men den kan helt enkelt inte fungera utan den. Det skulle vara ett misstag att välja lägre prestanda för att spara pengar, särskilt när man sätter siffrorna i sammanhanget. En investering på cirka 1 500 euro per anställd är väl motiverad med tanke på produktivitetsvinster och fördelar för företaget. Krisen har tydligt visat att företag, som redan använt pengar på sina anställdas hårdvara innan corona-utbrottet, kan se att denna investering lönat sig.
"Att sänka kostnader genom investeringar på den digitala arbetsplatsen är en del av vår kärnverksamhet. Varje enhet har en optimal livslängd och genom att välja rätt tid att ersätta hårdvara kan företag njuta av bästa möjliga restvärde samtidigt som de nyttjar ny teknik. Enbart detta ger en kostnadsbesparing.
Thorsten Staudenmaier-Föhr, Solution Manager Service Design på CHG-MERIDIAN AG
DET MOBILA ARBETSSÄTTET KRÄVER EN LÄMPLIG PLATTFORM
Även den bästa hårdvaran är till liten nytta om det inte finns någon lämplig digital infrastruktur bakom den, till exempel automatiserade processer, en lämplig applikationsplattform och rätt samarbetsverktyg. Anställda måste kunna få tillgång till data och tjänster på distans.
Denna typ av plattform har många fördelar. Det förenklar inte bara det mobila arbetssättet och kommunikationen utan garanterar också att slutanordningar enkelt kan bytas ut. Anställda ska kunna komma åt plattformen från både sin smartphone och bärbara dator, och informationen ska vara tillgänglig från alla enheter. Att undvika stillestånd och förseningar är inte bara bekvämt och praktiskt, det sparar också kostnader, varför det är extra viktigt att välja rätt plattform.
FRÄMJA DE ANSTÄLLDAS DIGITALA TANKESÄTT
Förändring kan kännas besvärligt, och att vänja sig med digitala arbetsmetoder kan vara en enorm utmaning för många anställda. De måste bekanta sig med en ny digital miljö: videosamtal istället för mötesrum, evenemang online och nätverkande via sociala nätverk. Detta är ett nytt territorium för många, och det tar tid att vänja sig till det. Därför är det viktigt att få de anställda ombord så tidigt som möjligt.
En långsiktig, kostnadsoptimerad digital arbetsplatsplan består av tre väsentliga byggstenar: rätt hårdvara, en lämplig plattform och de anställdas digitala tankesätt.
